RICMS/MS - Anexo XVIII - Automa??o comercial para fins fiscais

ANEXO XVIII
DA AUTOMAÇÃO COMERCIAL PARA FINS FISCAIS

Aprovado pelo Decreto nº 13.273, de 04.10.2011. Efeitos a partir de 05.10.2011.
Substitui o Anexo XVIII aprovado pelo Decreto nº 10.525, de 25.10.2001.


CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I
Disposições Preliminares

Art. 1º Para os fins deste Anexo adotam-se as seguintes convenções:

I - TI: tecnologia da informação, que, nos termos deste Anexo, aplica-se à automação comercial;

II - automação comercial: uso de recursos de TI no processo empresarial;

III - automação comercial para fins fiscais: utilização de TI na automação comercial, que implique processos de automação nas atividades alcançadas pela legislação do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e no cumprimento de obrigações tributárias previstas na legislação do ICMS;

IV - programa aplicativo: programa aplicativo destinado à automação comercial para fins fiscais. Exemplo: PED, PAF-ECF, SG ou Retaguarda;

V – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
PED: programa aplicativo que executa as emissões dos documentos fiscais, auxiliares e/ou escriturações dos Livros Fiscais;

VI – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
SG (Sistema de Gestão) ou retaguarda: sistema aplicativo que compõe soluções em automação comercial para a gestão empresarial e que pode possuir funções fiscais ou estar integrado com aplicativos fiscais;

VII – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal - Emissor de Cupom Fiscal): programa aplicativo destinado a enviar comandos ao Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), nos termos do Ato COTEPE/ICMS 09/13; (Inciso VII: nova redação dada pelo Decreto n° 14.384/2016. Efeitos desde 22.12.2015.)

Inciso VII: redação vigente até 21.12.2015.
VII - PAF-ECF: Programa Aplicativo Fiscal - Emissor de Cupom Fiscal: programa aplicativo destinado a enviar comandos ao Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), nos termos do Ato COTEPE/ICMS 06/08;

VIII - livros fiscais: livros previstos pela legislação do ICMS, podendo ser digitais conforme a Escrituração Fiscal Digital (EFD), ou em papel;

IX - documentos fiscais: documentos previstos pela legislação do ICMS, podendo ser digitais, como a exemplo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ou em papel, como as Notas Fiscais modelos 1 e 1-A;

X - usuário: contribuinte, contabilista ou empresa prestadora de serviços referida neste Anexo;

XI – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
UNICAC: Unidade de Controle de Automação Comercial da SEFAZ/MS;

XII - AGENFA: Agência Fazendária da SEFAZ/MS;

XIII - SEFAZ/MS: Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul.

Art. 2º O programa aplicativo não deve possibilitar ao usuário possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública, conforme o inciso V do art. 2º da Lei Federal nº 8.137, de 27 de dezembro de 1990.

Art. 3º A automação comercial para fins fiscais deve atender, além do disposto neste Anexo, às disposições do Anexo XV - Das Obrigações Acessórias, ao Regulamento do ICMS e dos Convênios ICMS 09/09 e 15/08 e, ainda, do Ato COTEPE ICMS 09/13, compreendendo as atividades a seguir: (Art. 3°, caput: nova redação dada pelo Decreto n° 14.384/2016. Efeitos desde 22.12.2015.)

Art. 3°, caput: redação vigente até 21.12.2015.
Art. 3º A automação comercial para fins fiscais deve atender, além do disposto neste Anexo, às disposições do Anexo XV ao Regulamento do ICMS e dos Convênios ICMS 09/09 e 15/08 e, ainda, do Ato COTEPE ICMS 06/08, compreendendo as atividades a seguir:

I - o desenvolvimento e o uso de programa aplicativo fiscal, que vise ao cumprimento das obrigações tributárias, de cunho principal ou acessório, previstas na legislação do ICMS;

II - o cumprimento das obrigações previstas no inciso I deste artigo, efetuado pelo contribuinte ou por qualquer prestador de serviço;

III – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
o uso de ECF, nos termos do Subanexo VII a este Anexo;

IV – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
o credenciamento de empresa de assistência técnica em ECF para a realização de intervenção técnica em ECF, nos termos do Subanexo VII a este Anexo.

Art. 4º Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
Fica dispensado o cadastramento de Aplicativo Fiscal e dos respectivos Pedidos de Uso ou de Cessação de Uso do PED que não possuam função própria do PAF-ECF de que trata o Ato COTEPE ICMS 09/13. (Art. 4°, caput: nova redação dada pelo Decreto n° 14.384/2016. Efeitos desde 22.12.2015.)

Art. 4°, caput: redação vigente até 21.12.2015.
Art. 4º Fica dispensado o cadastramento de Aplicativo Fiscal e dos respectivos Pedidos de Uso ou Cessação de Uso do PED que não possuam função própria do PAF-ECF de que trata o Ato COTEPE ICMS 06/08.

§ 1º O registro e o uso do PAF-ECF devem ser realizados nos termos do Decreto nº 12.675, de 10 de dezembro de 2008, e do Subanexo VII a este Anexo, respectivamente.

§ 2º O programa aplicativo que contenha qualquer requisito, próprio do PAF-ECF, deve obedecer às regras aplicáveis ao PAF-ECF.

§ 3º Fica dispensada a apresentação do Pedido de Cessação de Uso do PED e do Pedido de descredenciamento dos registros dos sistemas aplicativos do PED que se encontram em uso, bem como dos respectivos registros efetuados pelas empresas desenvolvedoras.

Art. 5º São vedados o fornecimento de Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) para confecção de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, em formulário contínuo, e a emissão dessa nota fiscal por meio de automação comercial para fins fiscais.

Art. 6º. Revogado.

(Art. 6º: REVOGADO pelo Decreto nº 15.242/2019. Efeitos a partir de 6.6.2019.)

Redação anterior vigente até 5.6.2019.
Art. 6º A instalação de programa aplicativo em computador portátil ou similar somente é permitida para a realização de vendas fora do estabelecimento, desde que autorizada pelo Fisco mediante a concessão de regime especial.
Parágrafo único.  O computador que controla as funções do sistema de gestão e armazena os bancos de dados utilizados por estabelecimento localizado no Estado de Mato Grosso do Sul, deve estar situado neste Estado.

Art. 7º Integram este Anexo os seguintes Subanexos:

I - Subanexo I - Manual de Orientação Técnica;

II - Subanexo IV - Modelos de Livros Fiscais;

III - Subanexo V - Unidades Federadas - Endereços;

IV – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
Subanexo VII - Do Uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF);

V - Subanexo VIII-A - Dos Documentos Fiscais relativos à Prestação de Serviço de Comunicação ou ao Fornecimento de Energia Elétrica;

VI - Subanexo VIII-B - Manual de Orientação.

Seção II
Das Vedações

Art. 8º É vedada a utilização de automação comercial para fins fiscais que possibilite:

I - o controle paralelo de vendas, de caixa ou de estoque, ainda que sob outra denominação;

II - após a venda, o controle do fluxo de caixa ou a baixa definitiva da mercadoria do estoque, sem a respectiva emissão de documento fiscal;

III - o registro de vendas sem a emissão do documento fiscal correspondente;

IV - a emissão de documento fiscal para o qual o usuário não esteja expressamente autorizado;

V - a emissão de documentos de controle interno em desacordo com a legislação;

VI - o reaproveitamento da numeração de documento fiscal cancelado, cuja emissão e impressão tenham sido concretizadas;

VII – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
a emissão de nota fiscal a não contribuinte do ICMS, sem antes ter havido a emissão do cupom fiscal, salvo contingência que impeça a emissão do referido cupom, devidamente comprovada nos termos da legislação do ICMS, respeitados os requisitos do documento de Especificação de Requisitos do Programa Aplicativo Fiscal Emissor de Cupom Fiscal (ER-PAF-ECF), previsto no Ato COTEPE ICMS 09/13. (Inciso VII: nova redação dada pelo Decreto n° 14.384/2016. Efeitos desde 22.12.2015.)

Inciso VII: redação vigente até 21.12.2015.
VII - a emissão de nota fiscal a não contribuinte do ICMS, sem antes ter havido a emissão do cupom fiscal, salvo contingência que impeça a emissão do referido cupom, devidamente comprovada nos termos da legislação do ICMS, respeitados os requisitos do documento de Especificação de Requisitos do Programa Aplicativo Fiscal Emissor de Cupom Fiscal (ER-PAF-ECF), previsto no Ato COTEPE ICMS 06/08.

CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS À FISCALIZAÇÃO

Art. 9º Sem prejuízo do disposto nos arts. 125 a 131 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 9.203, de 18 de setembro de 1998, os estabelecimentos, usuários ou não de Automação Comercial, nos termos deste Anexo, devem permitir ao Fisco o acesso imediato a instalações, equipamentos, documentos, livros, impressos, programas, arquivos eletrônicos e a informações relacionados com o ICMS.

Parágrafo único. Os estabelecimentos de que trata este artigo devem disponibilizar ao Fisco os recursos e as informações necessários à verificação ou à extração de quaisquer dados, tais como senhas, manuais de aplicativos e de sistemas operacionais, além de formas de desbloqueio de áreas de disco.

Art. 10. No caso de constatação da existência de programa aplicativo instalado em ambiente de TI do estabelecimento de contribuinte ou de prestador de serviço, cadastrado ou não na SEFAZ, que não atenda ao disposto na legislação vigente, o agente do Fisco deve determinar a sua desinstalação, sem prejuízo da aplicação das penalidades cabíveis.

Art. 11. O Fisco deve adotar sistemas de autenticação para realizar o processo de cópia de arquivos eletrônicos, como forma de assegurar a integridade original dos respectivos conteúdos, preservando a sua natureza probatória quanto a alterações acidentais ou deliberadas no documento eletrônico.

Art. 12. O agente do Fisco, em diligência ou em fiscalização nos estabelecimentos referidos nos arts. 9º e 10, pode promover a gravação dos dados, nos termos do art. 11, contidos em discos rígidos, flexíveis ou em qualquer outro meio, observando os seguintes procedimentos:

I - cientificar o representante legal do estabelecimento quanto aos procedimentos a serem executados;

II - após a gravação, emitir o correspondente Termo de Leitura e Gravação de Cópia de Arquivo Eletrônico, conforme modelo constante deste Anexo.

CAPÍTULO III
DAS CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO DO PROGRAMA APLICATIVO

Art. 13. O usuário, que emitir pelo menos um dos documentos fiscais abaixo relacionados, fica obrigado a conservar, pelo prazo de cinco exercícios de apuração, arquivo eletrônico contendo o registro fiscal dos documentos emitidos por qualquer meio, referente à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração, do seguinte modo:

I - por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de:

a) Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A;

b) Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55;

II - por totais de documento fiscal, no caso de se tratar de:

a) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

b) Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;

c) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

d) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

e) Conhecimento Aéreo, modelo 10;

f) Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

g) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

h) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelo 22;

i) Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário, modelo 27;

III – Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
por total diário, por equipamento, identificando cada situação tributária, no caso de se tratar de saída emitida por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), documentada por:

a) Cupom fiscal;

b) Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;

c) Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;

d) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;

e) Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;

f) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;

IV - por total diário, por espécie de documento fiscal, no caso de se tratar de:

a) Autorização de Carregamento e Transporte, modelo 24;

b) Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;

c) Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;

d) Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;

e) Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;

f) Despacho de Transporte, modelo 17;

g) Manifesto de Carga, modelo 25;

h) Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;

i) Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;

j) Ordem de Coleta de Carga, modelo 20;

k) Resumo de Movimento Diário, modelo 18;

V - por totais de documento fiscal e por item de serviço, quando se tratar de Nota Fiscal de Serviço de Comunicação e Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelos 21 e 22, correspondentes aos registros tipos 76 e 77.

§ 1º O disposto neste artigo aplica-se também aos documentos fiscais nele mencionados, ainda que não emitidos por programa aplicativo.

§ 2º O contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) deve manter arquivadas em meio eletrônico as informações por item (classificação fiscal), segundo disponha a legislação específica desse imposto.

§ 3º A exigência por item de mercadoria a que se refere o inciso I do caput deste artigo pode ser, a critério da Secretaria de Estado de Fazenda, extensiva a outros documentos fiscais.

§ 4º O usuário deve fornecer, nos casos estabelecidos neste Anexo, arquivo eletrônico contendo as informações previstas neste artigo, atendendo às especificações técnicas descritas no Manual de Orientação Técnica, Subanexo I a este Anexo, vigentes na data de entrega do arquivo.

Art. 14. O usuário que emitir documentos e livros fiscais por meio de programa aplicativo, não pode retornar à emissão manual, salvo por motivo de impossibilidade temporária.

Parágrafo único. A emissão de que trata o caput deste artigo, deve ser considerada, conforme o caso, a partir da data:

I - da autorização da primeira AIDF, para confecção de formulários contínuos ou de segurança;

II - do início da escrituração;

III - da ciência do interessado, em se tratando de decisão favorável inerente ao regime especial para a emissão de documento fiscal em formulário de segurança.

CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS FISCAIS

Seção I
Da Nota Fiscal

Art. 15. O formulário de documento fiscal destinado à emissão de nota fiscal por programa aplicativo, observado o disposto no art. 21 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS, deve ser de tamanho não inferior a 21,0 x 28,0 cm e 28,0 x 21,0 cm para os modelos 1 e 1-A, respectivamente.

Parágrafo único. É facultada ao estabelecimento a utilização de formulário de tamanho inferior ao previsto no caput, desde que as indicações a serem impressas quando da sua emissão sejam grafadas em, no máximo, dezessete caracteres por polegada.

Art. 16. As Notas Fiscais modelos 1 e 1-A devem ser emitidas com o número de vias e a sua destinação, conforme previsto no art. 22 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS.

§ 1º No caso de um único formulário ser insuficiente para comportar a descrição da totalidade de itens de mercadorias, é facultado ao usuário utilizar mais de um formulário para uma mesma nota fiscal, obedecido o seguinte:

I - em cada formulário, exceto o último, deve constar, no campo “Informações Complementares” do quadro “Dados Adicionais”, a expressão "Folha XX/NN - Continua", sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa a sequência da folha no conjunto total utilizado;

II - caso não seja possível estabelecer, previamente, a quantidade de formulários a serem utilizados, o número total de folhas só deve ser preenchido no último formulário, fazendo constar no campo "Informações Complementares", a expressão "Folha XX/NN";

III - os campos referentes aos quadros "Cálculo do Imposto e Transportador/Volumes Transportados" só devem ser preenchidos no último formulário;

IV - nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro "Cálculo do Imposto" devem ser preenchidos com asteriscos (*);

V - fica limitada a novecentos e noventa a quantidade de itens de mercadoria por nota fiscal emitida.

§ 2º As indicações referentes ao transportador e à data da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento podem ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével.

Art. 17. O contribuinte, relativamente a cada estabelecimento, deve remeter às Secretarias de Estado de Fazenda, de Finanças ou de Tributação das unidades da Federação, até o décimo quinto dia do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético contendo o registro fiscal das operações interestaduais com mercadorias e serviços, realizados no trimestre anterior, a destinatários nelas localizados.

§ 1º Para as operações que, informadas nos termos do caput, eventualmente não se efetivem, deve ser gerado outro arquivo magnético com o registro da ocorrência, remetendo-o ao Fisco interessado, juntamente com o arquivo magnético que contém as operações relativas ao trimestre subsequente.

§ 2º Para cada unidade da Federação o contribuinte deve remeter arquivo magnético contendo o registro fiscal correspondente às operações a destinatários localizados no seu território.

§ 3° É facultado a cada unidade da Federação exigir que o arquivo magnético seja, previamente, consistido por programa validador por ela fornecido.

§ 4o A remessa de que trata este artigo deve ser feita para os endereços constantes no Subanexo V a este Anexo.

Seção II
Dos Conhecimentos de Transporte Rodoviário, Aquaviário e Aéreo

Art. 18. Na hipótese de emissão, por programa aplicativo, de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, de Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e de Conhecimento Aéreo, o contribuinte, relativamente a cada estabelecimento, em substituição à via reservada ao Fisco de destino, deve remeter às Secretarias de Estado de Fazenda, de Finanças e de Tributação das unidades da Federação destinatárias da mercadoria, até o décimo quinto dia do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo eletrônico das prestações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.

§ 1º Para cada unidade da Federação, o contribuinte deve remeter arquivo eletrônico contendo o registro fiscal correspondente às prestações a destinatários localizados no seu território.

§ 2° Não devem constar do arquivo os conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação.

§ 3° É facultado a cada unidade da Federação exigir que o arquivo eletrônico seja, previamente, consistido por programa validador por ela fornecido.

§ 4o A remessa de que trata este artigo deve ser feita para os endereços constantes no Subanexo V a este Anexo.

Seção III
Das Disposições Comuns aos Documentos Fiscais

Art. 19. Os documentos fiscais devem ser numerados por programa aplicativo, em todas as vias e em ordem crescente de 1 a 999.999, no que couber.

Parágrafo único. Atingido o limite previsto no caput, a numeração deve ser reiniciada, mantida a mesma identificação complementar.

Art. 20. Os documentos fiscais devem ser emitidos no estabelecimento usuário que promover a operação ou a prestação.

Parágrafo único. A emissão efetuada em local distinto do estabelecimento usuário somente pode ser feita mediante autorização do Fisco, concedida em regime especial.

Art. 21. As vias dos documentos fiscais em poder do estabelecimento usuário emitente devem ser encadernadas em grupos de até quinhentas folhas, obedecida à sua ordem numérica sequencial.

Art. 22. Na impossibilidade técnica de emitir documentos fiscais por programa aplicativo, é facultada, em caráter excepcional, a emissão por outro meio, hipótese em que deve ser feita a inclusão posterior dos documentos fiscais no referido programa aplicativo.

Parágrafo único. Na hipótese prevista neste artigo, a ocorrência deve ser registrada no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, mencionando-se a causa, o período e a numeração dos documentos emitidos por outro meio.

Seção IV
Dos Formulários destinados à emissão de Documentos Fiscais

Art. 23. Os formulários contínuos destinados à emissão dos documentos fiscais de que trata o Anexo XV ao Regulamento do ICMS devem ser impressos tipograficamente e conter:

I - número de controle do formulário, por modelo, em ordem sequencial de 1 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido esse limite;

II - nome, endereço, números de inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado (CCE) e no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do impressor do formulário, data, quantidade de formulários impressos, números de ordem do primeiro e do último formulário impresso, e número da AIDF.

§ 1º No caso de formulários de segurança, são aplicáveis as regras do Convênio ICMS 58/95.

§ 2º Os formulários impressos para utilização, na forma prevista no art. 25 deste Anexo, devem conter, além das informações exigidas neste artigo, os números de inscrição no CCE e no CNPJ dos estabelecimentos emitentes.

§ 3º Fica facultada a impressão, por programa aplicativo, da série e da subsérie do documento fiscal, do endereço e dos números de inscrição do estabelecimento emitente no CCE e no CNPJ.

§ 4º Os formulários inutilizados antes de se transformarem em documentos fiscais devem ser enfeixados por exercício de apuração, em ordem numérica sequencial, em grupos de até duzentos jogos, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco anos contados do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu a sua inutilização.

Art. 24. O usuário que possuir mais de um estabelecimento situado no território deste Estado pode utilizar formulário com numeração tipográfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo.

§ 1º O controle da utilização deve ser exercido nos estabelecimentos do encomendante e usuário do formulário, mediante anotação no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências e comunicação escrita às AGENFAS.

§ 2º O uso de formulários com numeração tipográfica única pode ser estendido a estabelecimentos cujos números de inscrição no CCE e no CNPJ não estejam indicados no formulário, conforme prescreve o § 2º do art. 23 deste Anexo, desde que previamente autorizado pelo chefe da AGENFA de seu domicílio fiscal, sem prejuízo do disposto no § 1º deste artigo.

§ 3º No caso do disposto no § 2º deste artigo, a AGENFA deve informar a ocorrência ao Gestor da Unidade de Cadastro Fiscal.

Seção V
Da Autorização para Confecção de Formulários Contínuos destinados à emissão de Documentos Fiscais

Art. 25. Os estabelecimentos gráficos somente podem confeccionar formulários destinados à emissão de documentos fiscais por meio de programa aplicativo mediante a prévia apresentação, pelo estabelecimento interessado, da AIDF expedida pela AGENFA a que estiver vinculado o usuário, salvo no caso do art. 24, hipótese em que a autorização compete à AGENFA a que estiver vinculado o estabelecimento encomendante.

§ 1º A expedição de AIDF, subsequente à primeira, fica sujeita, ainda:

I - à apresentação da via Contribuinte da AIDF anterior;

II - à anotação, pela AGENFA, da numeração dos formulários autorizados pela nova AIDF na via Contribuinte da AIDF anterior.

§ 2º Na hipótese do disposto no art. 24, deve ser solicitada AIDF única, indicando-se:

I - a quantidade total dos formulários a serem impressos e utilizados em comum;

II - os dados cadastrais dos estabelecimentos do usuário;

III - os números de ordem dos formulários destinados a cada estabelecimento do usuário aos quais se refere o inciso II deste parágrafo.

§ 3º Eventuais alterações na destinação indicada no inciso III do § 2º deste artigo devem ser comunicadas à AGENFA, sem prejuízo do disposto no § 1º deste artigo.

CAPÍTULO V
DA ESCRITA FISCAL

Seção I
Do Registro Fiscal

Art. 26. Relativamente à Automação Comercial de que trata este Anexo, entende-se por registro fiscal o conjunto de informações gravadas em meio magnético que traduzem os elementos contidos nos documentos fiscais.

Art. 27. O armazenamento do registro fiscal em meio magnético deve ser feito observando-se as instruções contidas no Subanexo I a este Anexo.

Art. 28. O arquivo magnético de registros fiscais, conforme especificação e modelo previstos no Subanexo I a este Anexo, deve conter as seguintes informações:

I - tipo do registro;

II - data de lançamento;

III - números de inscrição, no CCE e no CNPJ, do emitente/remetente/destinatário;

IV - sigla da unidade da Federação do emitente/remetente/destinatário;

V - modelo, série e, se for o caso, subsérie e número de ordem do documento fiscal;

VI - Código Fiscal de Operações e Prestações;

VII - valores a serem consignados nos livros Registro de Entradas ou Registro de Saídas;

VIII - Código da Situação Tributária (art. 172 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS).

Parágrafo único. Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
Os usuários que utilizam equipamento Emissor de Cupom Fiscal, além dos registros tipo 10 (mestre do estabelecimento), tipo 11 (dados complementares do informante) e dos demais registros relacionados aos documentos fiscais em geral, devem utilizar, obrigatoriamente, o registro tipo 60M (mestre: identificador do equipamento), e 60A (analítico: identificador de cada situação tributária no final do dia de cada ECF) a que se referem os itens 16.2 e 16.3, respectivamente, do Subanexo I a este Anexo.

Art. 29. A captação para o meio magnético e a consistência dos dados contidos nos documentos fiscais, objetivando a composição do registro fiscal, não podem ultrapassar o prazo de cinco dias úteis contados da data da operação a que se referirem.

Art. 30. Fica autorizada a retirada, do estabelecimento, dos documentos fiscais para a composição do registro de que tratam os arts. 27 e 29, devendo ocorrer o seu retorno dentro do prazo de dez dias úteis contados do encerramento do período de apuração.

Seção II
Da Escrituração Fiscal

Art. 31. A escrituração dos livros fiscais pelo programa aplicativo deve ser feita com base nos registros fiscais contidos nos arquivos magnéticos.

Parágrafo único. Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022).

Redação original vigente até 1.4.2022.
Caso o usuário de programa aplicativo utilize ECF, a escrituração do livro Registro de Saídas deve, complementarmente, obedecer às disposições da Seção VIII do Capítulo VI do Convênio ICMS 09/09, não se admitindo escrituração diversa da constante nos referidos dispositivos, salvo se expressamente autorizada pela Secretaria de Estado de Fazenda.

Art. 32. É facultada a escrituração das operações ou das prestações de todo o período de apuração por meio de emissão única.

Parágrafo único. Para os efeitos deste artigo, havendo desigualdade entre os períodos de apuração do IPI e do ICMS, deve ser considerado o menor.

Art. 33. Os livros fiscais devem ser adotados com base nos modelos constantes no Subanexo IV a este Anexo, com exceção do Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) e do Livro de Movimentação de Produtos (LMP), que devem atender à legislação federal, de acordo com os modelos instituídos pela Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP), e ficam condicionados à utilização de formulário contínuo pré-impresso, a ser preenchido pelo programa aplicativo.

§ 1º Obedecida a independência de cada livro, os formulários devem ser numerados por programa aplicativo, em ordem numérica consecutiva de 1 a 999.999, e reiniciada a numeração quando atingido esse limite.

§ 2º É permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos pelo programa aplicativo.

§ 3º É facultado o preenchimento manual da coluna “Observações” para inserir informações que somente possam ser conhecidas após a escrituração do livro fiscal.

Art. 34. Nos livros Registro de Entradas e Registro de Saídas, encerrada a escrituração do período de apuração (arts. 155, § 5º, e 156, § 4º, do Anexo XV ao Regulamento do ICMS), os valores relativos às operações e às prestações de mesmo Código de Situação Tributária (art. 172 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS) devem ser subtotalizados.

Parágrafo único. Tratando-se de operações ou de prestações realizadas com o benefício da redução de base de cálculo, a subtotalização deve ser feita por alíquota efetiva.

Art. 35. Observado o disposto no art. 160 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS, os lançamentos no livro Registro de Inventário devem ser agrupados e subtotalizados por situação tributária (art. 172 do Anexo XV ao Regulamento do ICMS).

Parágrafo único. No caso em que se tratar de mercadoria beneficiada por redução de base de cálculo, o agrupamento deve ser feito por alíquota efetiva.

Art. 36. Sem prejuízo do disposto no art. 43, II, b, deste Anexo, os lançamentos no campo próprio do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque podem ser feitos de forma contínua, dispensada a utilização de formulário autônomo para cada espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.

Art. 37. É facultada a utilização de códigos:

I - de emitentes, a serem lançados no campo próprio do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos de Emitentes, conforme modelo previsto no Subanexo IV a este Anexo, que deve ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema;

II - de mercadorias, a serem lançados no campo próprio dos livros: Registro de Inventário e Registro de Controle da Produção e do Estoque, elaborando-se Tabela de Códigos de Mercadorias, conforme o modelo previsto no Subanexo IV a este Anexo, que deve ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema.

Parágrafo único. A Lista de Códigos de Emitentes e a Tabela de Códigos de Mercadorias devem ser encadernadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e às respectivas datas de ocorrência.

Seção III
Da Encadernação dos Livros Fiscais

Art. 38. Os formulários referentes a cada livro fiscal devem ser encadernados por exercício de apuração, em grupos de até quinhentas folhas, em ordem numérica crescente e devem conter capa que identifique o tipo de livro fiscal, a razão social e a inscrição estadual do contribuinte.

Parágrafo único. Relativamente aos livros fiscais, fica facultado encadernar:

I - mensalmente os formulários, reiniciando, mensal ou anualmente, a numeração;

II - dois ou mais livros fiscais diferentes, de um mesmo exercício, num único volume de, no máximo, quinhentas folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa de encadernação.

Art. 39. Nas situações em que o formulário, contínuo ou de segurança, for inutilizado, antes de ter sido finalizada a emissão do documento fiscal, o número do referido documento deve ser cancelado no programa aplicativo.

Parágrafo único. Ocorrida a inutilização de qualquer um dos formulários de que trata o caput, estes devem ser enfeixados em ordem cronológica e por tipo em quantidade de até duzentos jogos, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco anos, contados do encerramento do exercício em que ocorreu o fato.

Art. 40. Os livros fiscais devem conter, na primeira e na última página, respectivamente, o Termo de Abertura e o de Encerramento, com as seguintes indicações:

I - o nome, o endereço e os números de inscrição, no CCE e no CNPJ, do estabelecimento;

II - o número e a data do seu registro ou do seu arquivamento na Junta Comercial;

III - o fim a que se destina o livro;

IV - o número de ordem do livro;

V - a quantidade de folhas que constituem o livro;

VI - a assinatura:

a) do titular do estabelecimento ou  do seu representante legal;

b) do responsável pela escrituração do respectivo livro;

c) do Chefe da AGENFA que proceder à autenticação.

Seção IV
Da Autenticação e Legalização dos Livros Fiscais

Art. 41. Os livros fiscais escriturados por programa aplicativo devem ser entregues à AGENFA do domicílio fiscal do estabelecimento, no prazo de noventa dias, contados da data do último lançamento neles efetuado, para autenticação.
Prorrogado o prazo previsto neste artigo para:
30.08.2013, pela Resolução/SEFAZ nº 2.456/2013.
31.07.2014, pela Resolução/SEFAZ n° 2.543/2014.
31.07.2015, pela Resolução/SEFAZ nº 2.619/2015.
30.06.2016, pela Resolução/SEFAZ nº 2.611/2016.

§ 1° O prazo previsto no caput deste artigo não se aplica aos contribuintes optantes pelo Simples Nacional (Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006), observado o seguinte: (§ 1°: acrescentado pelo Decreto n° 14.513/2016. Efeitos a partir de 30.06.2016.)

I - havendo intimação fiscal para a apresentação dos livros, de que trata o caput deste artigo, o contribuinte deve, antes de sua apresentação à autoridade que procedeu à intimação e no prazo de cinco dias, contados da intimação, entregá-los à Agência Fazendária do seu domicílio fiscal, para autenticação;

II - na hipótese do inciso I deste parágrafo, se o prazo da intimação for inferior a cinco dias, fica prorrogado para até cinco dias, após a devolução dos livros autenticados pela Agência Fazendária, ao contribuinte;

III - observado o disposto no inciso I deste parágrafo, o contribuinte:

a) deve solicitar a autenticação dos livros fiscais, de que trata o caput deste artigo, nos casos em que, por qualquer motivo, deva apresentá-los como prova;

b) pode, a qualquer tempo, dentro do prazo para a sua guarda e conservação, solicitar a autenticação dos livros fiscais de que trata o caput deste artigo.

§ 2° O disposto no § 1° deste artigo não se aplica aos estabelecimentos varejistas de combustíveis automotivos, varejistas de combustíveis de aviação e aos pontos de abastecimentos, mesmo que optantes pelo Simples Nacional. (§ 2°: acrescentado pelo Decreto n° 14.513/2016. Efeitos a partir de 30.06.2016.)


Art. 42. A AGENFA do domicílio fiscal do estabelecimento, no caso do previsto no art. 41, deve:

I - ao receber o livro para autenticação, fornecer ao usuário o comprovante desse recebimento e anotar o número de protocolo no livro próprio da repartição;

II - por ato do seu chefe, autenticar o livro;

III - procedida à autenticação, devolver o livro ao usuário, mediante recibo de entrega.

CAPÍTULO VI
DOS PRAZOS

Art. 43. O estabelecimento que escriturar livros fiscais por programa aplicativo deve, no prazo de:

I - dez dias úteis, contados do encerramento do período de apuração, disponibilizar ao Fisco os livros fiscais;

II - cinco dias úteis, contados da data da exigência, disponibilizar ao Fisco:

a) os documentos e arquivos magnéticos de que trata este Anexo;

b) os formulários autônomos contendo os estoques atualizados, as entradas e as saídas de mercadorias de qualquer espécie, marca, tipo ou modelo;

III - dez dias úteis, contados da data da exigência, disponibilizar ao Fisco por meio de relatório específico, os registros ainda não apurados.

Art. 44. Os livros fiscais e os respectivos arquivos magnéticos devem ser guardados e conservados, à disposição do Fisco, pelo prazo de cinco anos, a contar do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se referir o registro.

Art. 45. A Secretaria de Estado de Fazenda pode dispor sobre outras formas e prazos de apresentação de arquivo magnético que contenha registros e informações de interesse fiscal, bem como exigir que o referido arquivo seja previamente consistido por programa validador por ela fornecido.

CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS


Art. 46 Na salvaguarda dos interesses da Fazenda Pública, o Superintendente de Administração Tributária pode impor restrições, impedir a utilização ou adotar providências visando ao impedimento ou ao saneamento da Automação Comercial, tendo como referência a possibilidade ou a constatação de prejuízos aos controles fiscais. (Art. 46: nova redação dada pelo Decreto n° 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022)

Redação original vigente até 1.4.2022.
Art. 46. Na salvaguarda dos interesses da Fazenda Pública, o Superintendente de Administração Tributária, mediante proposta do Gestor da UNICAC, pode impor restrições, impedir a utilização ou adotar providências visando ao impedimento ou ao saneamento da Automação Comercial, tendo como referência a possibilidade ou a constatação de prejuízos aos controles fiscais.

Art. 47. Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022).

Redação original vigente até 1.4.2022.
Os possuidores de autorizações de uso ou de credenciamentos de PED, e as empresas desenvolvedoras dos aplicativos concernentes a estes assuntos, detentores de deferimento emitido pela UNICAC até a data anterior à de vigência deste Anexo, ficam dispensados de pedir a alteração de uso ou de cessação do uso ou de registro, respectivamente, vedado o retorno à forma de emissão ou de escrituração anterior ao PED.

Art. 48. Os novos usuários de programa aplicativo para emissão de documentos fiscais terão trinta dias, a contar da data de emissão da AIDF, para iniciar a emissão do referido documento em formulário contínuo, não podendo retornar à forma anterior, cujo controle fiscal deve ser feito pela AGENFA.

Art. 49. Revogado. (Revogado pelo Decreto nº 15.912/2022. Efeitos a partir de 1.4.2022).

Redação original vigente até 1.4.2022.
Nos casos de Pedido de Uso de PED, de registro de sistema relativo ao PED e de escrituração dos livros, cujos processos estejam em tramitação na data de publicação deste Anexo, os processos devem ser devolvidos à AGENFA de origem, para arquivamento e devolução dos documentos ao interessado, no que couber, tendo como fundamento o disposto neste Anexo.

Art. 50. O descumprimento das obrigações dispostas neste Anexo sujeita o infrator às penalidades cabíveis, previstas na Lei nº 1.810, de 22 de dezembro de 1997, e suas alterações.


	SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA DE MATO GROSSO DO SUL
SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA
	TERMO DE LEITURA E GRAVAÇÃO DE CÓPIA(S) DE ARQUIVO(S) ELETRÔNICO(S)
CONTRIBUINTE
INSCRIÇÃO ESTADUAL:
	RAZÃO SOCIAL:

CNPJ:
	ENDEREÇO:

TELEFONE/FAX:
	MUNICÍPIO:

Em conformidade com o disposto nos artigos 11 e 12 do Anexo XVIII ao Regulamento do ICMS, PROCEDEMOS, nesta data, à leitura e/ou à gravação de cópia de arquivo(s) eletrônico(s), tendo-se obtido os arquivos abaixo nominados, que foram submetidos a processo de autenticação eletrônica por meio do programa aplicativo autenticador “MD-5.exe” com função de hash de padrão internacional, disponibilizado pela SEFAZ/MS, sendo que este processo produziu uma chave de 32 (trinta e dois) caracteres em formato numérico hexadecimal denominada “Código MD-5” para cada arquivo gerado:

IDENTIFICAÇÃO DO PAF/ECF

NOME DO APLICATIVO:	NOME DO PRINCIPAL EXECUTÁVEL:
CÓDIGO MD-5

IDENTIFICAÇÃO DO(S) EQUIPAMENTO(S) ECF

1)
MARCA:
MODELO:
NÚMERO DE ORDEM:	NÚMERO DE SÉRIE DE FABRICAÇÃO:
NOME DO ARQUIVO:
CÓDIGO MD-5

2)
MARCA:
MODELO:
NÚMERO DE ORDEM:	NÚMERO DE SÉRIE DE FABRICAÇÃO:
NOME DO ARQUIVO:
CÓDIGO MD-5

3)
MARCA:
MODELO:
NÚMERO DE ORDEM:	NÚMERO DE SÉRIE DE FABRICAÇÃO:
NOME DO ARQUIVO:
CÓDIGO MD-5

4)
MARCA:
MODELO:
NÚMERO DE ORDEM:	NÚMERO DE SÉRIE DE FABRICAÇÃO:
NOME DO ARQUIVO:
CÓDIGO MD-5

5)
MARCA:
MODELO:
NÚMERO DE ORDEM:	NÚMERO DE SÉRIE DE FABRICAÇÃO:
NOME DO ARQUIVO:
CÓDIGO MD-5

LOCAL E DATA:

IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO FISCAL DE RENDAS EXECUTANTE:

DECLARAÇÃO E RECIBO DO CONTRIBUINTE
Declaro ter acompanhado o processo de leitura e gravação do(s) arquivo(s) eletrônico(s) acima identificado(s) conforme descrito neste termo.
IDENTIFICAÇÃO E ASSINATURA DO CONTRIBUINTE OU DE SEU REPRESENTANTE: